Siendo este 2023 un año tan electoral, quienes elaboramos la “Guía metodológica de traspaso de funciones entre el personal directivo de la Administración” en 2015 , hemos realizado recientemente una actualización y resumen, que ahora compartimos, para seguir defendiendo la idea de que, en circunstancias de relevo en un puesto de directivo - y en su caso tras procesos electorales- se debe transmitir el conocimiento de una manera estructurada, sobre todo en relación a todos aquellos proyectos o iniciativas que se han podido iniciar o desarrollar, evitando la pérdida de información y tiempo, para un mejor servicio a las personas usuarias.
La realización de ese traspaso de funciones con rapidez, eficacia e inteligencia optimizará los esfuerzos y recursos dedicados, por lo que, es aconsejable que el directivo saliente prepare los siguientes contenidos, siempre que se disponga de la información o sea pertinente según el tipo de administración o ente en que se encuadre, para darlos a conocer a la persona que ha de entrar:
Los marcos jurídico y competencial, y la normativa sectorial de aplicación – citando la aprobada en los últimos 4 años y aquella en redacción, así como la que se considera necesaria elaborar próximamente – y el marco estratégico, con los diferentes planes en vigor.
La estructura y los organigramas de los órganos superiores en los que se integra y el organigrama de la propia unidad , con todas y cada una de las personas y las funciones que han venido desempeñando, y una ficha del personal adscrito al directivo, con nombre, puesto que desempeña, teléfono, correo electrónico, etc. Además, una relación de puestos actualizada con las plazas vacantes. Las funciones de cada puesto tal y como estén definidas en la Organización, y en caso de no estar definidas, las que han venido realizando hasta el momento, incluso las accidentales en su caso. El horario de cada una de las personas, y si tienen reconocida reducción de jornada, flexibilidad especial o teletrabajo, indicando motivos, plazos de vigencia, porcentaje o condiciones de reducción, franjas de flexibilidad, días de prestación presencial, etc.
Propuesta de modificaciones respecto al personal que estén en curso o que se tuvieran previstas (cambios de funciones, turnos horarios, aumento del complemento de productividad, movilidad, medidas de conciliación por motivos familiares, etc.), debiendo señalar los motivos por los que se justifica la modificación y aquellos que han impedido que se hayan producido hasta este momento.
En el caso de que la Organización tuviera implantada la valoración de los niveles competenciales, la valoración del personal dependiente del directivo. Igualmente, en su caso su evaluación del desempeño.
Una ficha con los objetivos en curso específicos asignados al personal adscrito, así como sobre los ya conseguidos.
Un resumen del presupuesto vigente (tanto de inversión como de gasto corriente) de la unidad, análisis sobre la evolución de los últimos ejercicios, propuestas de mejora (en su caso) para el próximo presupuesto a elaborar, haciendo hincapié en todos aquellos aspectos que se consideren relevantes de cara a una mejora en la gestión.
Las previsiones presupuestarias que se hayan hecho para ejercicios posteriores (planificación, plurianuales, etc.)
Si existe, alguna partida finalista o algún proyecto europeo que haya que gestionar o justificar, aportando un resumen de gestión y toda la documentación correspondiente.
Si estuviera pendiente la realización de expedientes de generación de crédito o de modificación de crédito, aportando las explicaciones necesarias y, si estuviera iniciada, la fase en que se encuentra.
El estado de ejecución del presupuesto en la fecha del traspaso, señalando la información relevante como los expedientes preparados a punto de hacer reserva de crédito, fechas previstas de ejecución de convenios y contratos en vigor, previsión de gastos a contraer, problemas de financiación, dificultades para el cumplimiento del presupuesto asignado detallando los conceptos y cuantías que se estima no se ejecutarán, etc.
Relación de contratos en tramitación o en vigor indicando adjudicatario con datos de contacto, cuantía, estado ejecución, plazos ejecución, y fecha de finalización, asi como aquellos; convenios en tramitación o tramitados y en ejecución, indicando partes firmantes, con datos de contacto, plazos de pagos, de justificación, anualidades comprometidas, en su caso, etc; líneas de subvenciones, aprobadas, con presupuesto reservado y fase en la que se encuentran; directas, las que están ya en el presupuesto o las previstas, indicando a qué supuesto legal se acogen y los demás datos económico-presupuestarios y de contacto del beneficiario, y si es necesario firmar convenio o no. Y resumen (concretando objeto, importes, etc.) de todas las actuaciones llevadas a cabo durante los últimos 4 años haciendo hincapié en las pendientes de resolver (convenios, contratos, subvenciones/ayudas).
Igualmente, se ha de indicar la previsión de nuevos contratos que se han de poner en marcha o convenios o subvenciones que se deberían tramitar en los próximos meses
Otro tipo de ayudas, como los Fondos europeos, especialmente los MMR, indicando una relación actualizada del reparto y el estado de ejecución, con toda la información necesaria para su adecuada ejecución y comprobación.
Relación de ordenadores fijos y portátiles, tablets, equipos de fax, impresoras, escáneres, proyectores, máquinas de fotos o video, etc., así como los equipos de telefonía fija de que se dispone la unidad, y los móviles corporativos asignados.
El software tanto corporativo como específico, indicando cuál es su funcionalidad y las bases de datos a los que acceden, y para cada aplicación señalarse - si se gestionan por los servicios informáticos propios o por alguna empresa externa mediante contrato, aportando en este caso, todos los datos de éste, mejoras a realizar, quienes son administradores o usuarios autorizados, claves para acceder, etc.
Listado de dependencias (oficinas, almacenes plazas de aparcamiento, etc.) en las que el personal dependiente del directivo realiza su actividad, con direcciones, uso, régimen en el que se encuentra (alquiler, propiedad, etc.), personas que desempeñan en cada inmueble su actividad, así como la superficie aproximada.
Relación de vehículos de la unidad, con su tipología, marca, matrícula, antigüedad, seguro, revisiones ITV, multas, aparcamiento asignado…
Relación de muebles (mesas, sillas) u otros medios materiales (cuadros, elementos ornamentales) de cierto valor, no incluidos en la información recogida en epígrafes anteriores, …
Indicación de personas de la unidad con tarjeta de crédito y las condiciones de uso.
Las publicaciones periódicas (periódicos, revistas, libros, etc.) a las que esté suscrita la unidad.
Las marcas que están registradas en la Oficina Española de Patentes y Marcas, indicando su tipo, número y clase, así como plazo de vigencia restante y datos económicos, y las en tramitación, y las obras registradas en el Registro Central de la Propiedad Intelectual o las que están en trámite (depósito legal o ISBN)
Registro y fichas de tratamiento de datos personales de la unidad de cada uno de los procesos y procedimientos aprobados y publicados.
Se indicará la participación del directivo o de cualquiera de las personas que de él dependen en los diferentes Planes de Emergencia, Protección, Contingencia, Evacuación, etc. Y la ubicación y disponibilidad de la documentación necesaria sobre los riesgos específicos del personal y el Plan de Evacuación del edificio, así como los resultados de los últimos estudios preventivos – por ejemplo, sobre prevención del riesgo psicosocial, epidemiológico, etc. y otra documentación útil sobre mantenimiento de equipos y/o sistemas de extinción de incendios, etc.
Listado de objetivos estratégicos y operacionales asignados y relevantes en función de su dificultad, del logro alcanzado, etc., y el listado de planes y programas previstos o en fase de desarrollo, con el título, objeto, responsable, equipo o empresa / institución directamente involucrada, dotación económica, duración (fechas de inicio y fin) en su caso, resultados (outputs) y efectos (outcomes) programados, evaluación de los indicadores, lugar (físico y virtual) en el que se encuentra la documentación…
Listado de los proyectos y actuaciones desarrolladas y finalizadas en los últimos tres años, incluyendo el presupuesto y la evaluación, en su caso, y el de actuaciones en curso
Listado que contenga las propuestas de cambio a los objetivos estratégicos de la institución en los que participa la unidad y las propuestas de cambio a los objetivos estratégicos de la propia unidad y las propuestas de los nuevos objetivos operacionales y anuales de la propia unidad. En cada caso y en cada objetivo se indicará su indicador propuesto, y los resultados y efectos a obtener.
Relación de congresos y jornadas técnicas a los que se ha asistido en los últimos dos años tanto el directivo como su personal, indicando el título, las fechas, los datos de la organización convocante. Igualmente, conviene indicar si hay congresos previstos a los cuales es conveniente asistir, aportando los datos que sean relevantes.
Análisis DAFO, con las – al menos cinco - Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de la organización. Se hará constar si es un trabajo individual del directivo, o realizado por su equipo de apoyo o por toda la organización.
Listado de las cuestiones a resolver y su vinculación con los programas o proyectos en curso. Y las quejas, sugerencias, solicitudes de información pública, etc. pendientes.
El mapa de procesos de la Organización, o la lista en la que se describirán los procesos clave u operacionales, indicando la persona responsable.
La carta de compromisos, certificación en algún sistema de calidad, evaluación organizativa o de programas y políticas, etc.
La agenda de contactos.
Relación de los comités, comisiones, consejos, etc. de los que el directivo o personas de su equipo formen parte, así como otras reuniones a las que asistan, con el nombre de la persona y el cargo que ocupa.
El directivo saliente debería disponer de un plazo de al menos dos semanas para poder recopilar la información recogida en esa Guía - en la que se debería indicar donde se encuentra toda la información que ha servido de base para su elaboración - al objeto de poder realizar el traspaso de funciones con las debidas garantías. Su entrega se debería producir, en el marco de una reunión presencial.
Vicent Dasí Arbona, Nuria García Barco, Jorge Martín Jiménez, Carme Mateu Pubill y Fernando Monar Rubia, son o han sido empleados públicos de los diferentes niveles de las Administraciones Públicas, destinados, cuando elaboraron la primera Guia, en el Govern Balear; la Autoridad Portuaria de Baleares; el Consell Insular de Menorca; y la Delegación de Gobierno de las Illes Balears.
(Publicado en Smarteca Especial Directivos, Nº 1843, Mayo de 2023, Editorial LA LEY )
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